Секретарь-делопроизводитель

08 Октября

Партнерские Вакансии

Компания "Первая нерудная компания"

Обязанности:

- прием и регистрация документов, полученных по электронной почте, иным каналам связи (почта России);

- передача документов на рассмотрение директору Филиала, передача их после рассмотрения в структурные подразделения или конкретному исполнителю в соответствии с выданной резолюцией;

- контроль исполнения поручений, выданных директором Филиала, в т.ч. по наложенным на документы резолюциям: постановка на контроль в журнале контроля документов и выданных поручений, отслеживание хода исполнения и фиксация хода исполнения поручений конкретными исполнителями; подготовка для директора Филиала отчетов по исполнительской дисциплине;

- подготовка документов и материалов, необходимых для работы директора Филиала; обеспечение (при необходимости) качественного редактирования передаваемых на подписание документов;

- осуществление изготовления копий/ скан – копий служебной документации с использованием копировально–множительной техники;

- ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов, ведение архива Филиала;

- подготовка номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и своевременной сдачи в архив Филиала;

- посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции;

- передача по электронной почте (с корпоративного электронного адреса Филиала), а также посредством системы 1С - Документооборот:

1. служебных и докладных записок за подписью директора Филиала в адреса Генерального директора Управляющей компании, его заместителей по функциональным направлениям Управляющей компании и иным подразделениям Управляющей компании;

2. отчетов об исполнении поручений, выданных Генеральным директором Управляющей компании, заместителями генерального директора по функциональным направлениям Управляющей компании;

3. иных документов, требующих регистрации и учета в Управляющей компании или по месту государственной регистрации Общества (г. Москва);

- отслеживание результатов рассмотрения документов, направленных на согласование/рассмотрение в Управляющую компанию; информирование работников Филиала о результатах рассмотрения направленных в Управляющую компанию документов; взаимодействие с канцелярией Управляющей компании по данному вопросу;

ТРЕБОВАНИЯ:

• среднее профессиональное; неполное высшее; высшее или среднее (полное) общее образование и специальная профессиональная подготовка в виде курсов,
• стаж работы в аналогичной должности – не менее 1 года;
• навыки, необходимые для выполнения должностных обязанностей - пользование компьютером и офисной техникой (принтер/факс, телефон) на уровне пользователя, в том числе программы Microsoft Office, Outlook, 1С-Документооборот; знание основ делового этикета, служебной этики, правил ведения телефонных переговоров, правил орфографии и пунктуации, правил оформления деловых писем, включая использование типовых форм; навыки клиентоориентированного общения с посетителями; знание правил делопроизводства, знание правил архивирования документации, требований к хранению документов и их сохранности.

Условия:

• Предоставляется жилье.
• Официальное трудоустройство, полностью «белая» заработная плата с выплатой 2 раза в месяц.
• Компенсация стоимости медицинского осмотра.
• Доставка на работу и обратно корпоративным транспортом.
• Подарки на новый год для детей сотрудников.
• Материальную помощь в сложных жизненных ситуациях.